Archivos de datos  Fabricantes, Comerciantes, Proveedores

Cualquiera que lleve a cabo los pasos de trabajo en el ordenador debería pensar definitivamente en el archivo de datos. Por un lado, se trata de cumplir los requisitos legales. El Código de Comercio alemán y las normativas fiscales asociadas hacen referencia a un período de retención para documentos contables de entre 2 y 10 años. Durante este período, los documentos antiguos deben conservarse de forma que puedan ser restaurados si se solicitan. O usted debería ser capaz de proporcionar los lectores apropiados. Por esta razón, el archivo estructurado de datos también es importante, de modo que no se pierda demasiado tiempo valioso durante la búsqueda. Imagine el caso no tan raro de que el archivo de datos sea solicitado repentinamente por el cliente: Un cliente necesita una factura del año anterior y comienza la búsqueda. Otro propósito del archivo de datos es proteger contra errores en la infraestructura de TI. Aquellos que sólo almacenan sus pedidos, borradores y pasos de proceso no asegurados en un único soporte de datos están casi irresponsablemente contentos con el riesgo. Si un elemento de almacenamiento que hay es defectuoso o el daño de agua golpea el IT, la memoria magnética puede ser borrada irrevocablemente. El archivo de datos también ayuda contra esto. En este contexto, más bien a corto plazo, también se utiliza el término copia de seguridad de datos.